La compétition pour les appels à propositions de la Commission Européenne est de plus en plus forte, les propositions doivent atteindre l’excellence pour être sélectionnées. Voici donc dix conseils pour améliorer vos notes.

Conseil 1 : Commencer tôt

Une bonne proposition est une proposition qui a le temps de mûrir. Les programmes de travail (work programmes) sont publiés à l’avance et si ce n’est pas le cas les Points de Contact Nationaux font en sorte de communiquer les documents de travail (drafts) des programmes lors de journées d’information.

Ne pas attendre la dernière minute pour s’inscrire sur le portail du participant qui demande des informations administratives qui peuvent être entrées bien avant l’envoi de la proposition.

Et bien entendu, ne pas attendre le dernier moment pour soumettre sa proposition. Un problème technique est si vite arrivé. Le serveur du portail du participant risque d’être surchargé par toutes les personnes qui veulent envoyer leur proposition au dernier moment.

Conseil 2 : Une proposition complète

Une proposition éligible est une proposition complète ! N’oubliez pas les différents formulaires administratifs et les documents annexes (si nécessaires) qui doivent être joints. C’est aussi une proposition lisible, accessible, imprimable et qui respecte le nombre de pages indiqué ! Et c’est aussi une proposition en anglais. Il ne faut pas se voiler la face, une proposition en français (certes tout à fait recevable) sera de toute façon moins bien notée que la même proposition en anglais. Autre point que l’on oublie parfois : un dessin vaut mieux qu’un long discours ! N’hésitez pas à intégrer des diagrammes, des images… Et pourquoi pas mettre des liens internet vers du multimédia (la première partie des évaluations se fait à distance, les évaluateurs ont donc accès à internet).

Conseil 3 : Répondre à l’appel

C’est une question de bon sens, mais il faut répondre à l’appel en tout point. Si l’appel mentionne trois partenaires ou plus, il faut trois partenaires minimum (en général, les appels doivent comporter au minimum trois partenaires, sans lien de dépendance, de trois pays l’Union Européenne ou de pays associés). Si l’appel fait référence à une collaboration avec un pays en particulier, il vous faut un partenaire de ce pays. Les exemples de ce genre sont nombreux. Il faut bien lire l’appel et y répondre dans la proposition. Si vous avez envie de réaliser un projet qui traîne dans vos tiroirs qui correspond peu ou prou à l’appel, ne prenez pas la peine de répondre, cela serait du temps de perdu. Même si votre projet peut révolutionner le monde, il faut se conformer à l’appel ! Il existe dans Horizon 2020 des instruments bottom-up (comme Fast Track To Innovation ou l’instrument PME), tournez-vous vers eux dans ce cas.

Conseil 4 : Vous n’êtes pas seul !

Les propositions sont soutenues par un consortium. Appuyez-vous sur vos partenaires, consultez-les, impliquez-les dès le début. D’ailleurs, le consortium sera regardé de près par les évaluateurs, il faut veiller à sa composition et à sa gouvernance. Préférez des partenaires avec lesquels vous avez déjà collaboré, ayant des expertises complémentaires, essayez d’équilibrer les pouvoirs dans le consortium (évitez qu’un partenaire ait trop de tâches, trop de budget…), impliquez des PME. Utilisez les Brokerage event pour trouver des partenaires.

Vous vous sentez toujours seul (ou vous faites partie des appels à porteur unique), n’hésitez à prendre contact avec les PCN, à rencontrer d’anciens participants qui pourront vous donner de précieux conseils.

Conseil 5 : Justifier

Certes ce sont des experts (indépendants mais pas forcément hyper-spécialistes du domaine de votre proposition) qui vont noter votre proposition mais ils ne peuvent pas tout savoir, tout connaître et de plus ils se basent uniquement sur votre proposition pour la noter. Il faut donc bien poser l’état de l’art du domaine de votre projet (pour mettre en exergue ce que vous allez apporter de novateur ; ne pas oublier de vérifier les projets européens déjà existants et s’appuyer sur leurs résultats), justifier vos choix, expliquer les étapes de votre projet. Et pourquoi ne pas faire relire votre texte par une personne totalement ignorante de votre domaine d’activité.

N’oubliez pas de justifier clairement le budget, les efforts et la durée des work packages…

Conseil 6 : RRI

Nous avons déjà évoqué plusieurs fois la RRI (Recherche et Innovation Responsable) dans nos articles, c’est une notion principalement portée par le programme « Science with and for Society », mais cette notion transversale doit être traitée si on vise une proposition gagnante. Alors voici l’essentiel de la RRI :

• L’engagement du public : les projets doivent envisager d’intégrer des utilisateurs finaux (end-users), des décideurs politiques, des associations, des acteurs de la vie civile,

• L’open access (Open science) : les résultats des recherches doivent être accessibles si possible, et de toute façon il faut prévoir un plan de gestion de la propriété intellectuelle,

• Le genre : l’égalité femme-homme doit être prise en compte dans le projet comme dans le consortium,

• L’éthique,

• L’éducation scientifique.

La RRI est présente, en totalité ou en partie, dans tous les secteurs d’Horizon 2020, même dans les projets purement « technologiques ».

Conseil 7 : Excellence

C’est le premier critère que les évaluateurs vont noter. Il faut surtout démontrer la valeur ajoutée de votre projet. Ayez une vision claire et cohérente, sans superflu. Mettez en avant l’innovation de votre projet, les avantages sociaux-économiques, les bénéfices pour la société. Innover pour la Commission Européenne n’est pas uniquement une innovation de rupture (comme pour les start-ups), le Manuel d’Oslo de 2005 définit ainsi l’innovation :

Une innovation est la mise en œuvre d’un produit (bien ou service) ou d’un procédé « nouveau » ou « sensiblement amélioré », d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques de l’entreprise, l’organisation du lieu de travail ou les relations extérieures.

Une innovation peut consister en la mise en œuvre d’un seul et unique changement important ou d’une série de petits changements progressifs qui, tous ensemble, constituent un changement significatif.

Elle implique un degré important de nouveauté pour l’entreprise.

Indiquer distinctement ce que votre projet apporte de nouveau !

Conseil 8 : Impact

L’impact est le point faible des propositions ! Il faut rédiger un plan de communication, de dissémination et d’exploitation des résultats. Ce plan doit prendre en compte de nombreux acteurs comme la communauté scientifique, les politiques, le grand public… Il doit aussi prévoir un business plan avec le plan d’exploitation ou de commercialisation pour chaque participant et un management de la propriété intellectuelle. Planifiez les activités pour surveiller vos performances en ayant des indicateurs pertinents et crédibles (KPI : Key Performance Indicators). Waferprod peut veut aider dans l’élaboration et la mise en œuvre de votre plan de communication et votre plan de dissémination.

Conseil 9 : Implémentation

C’est le dernier critère de notation : il faut y décrire clairement le management du consortium, prévoir un plan de management des risques, bien décrire l’allocation des tâches entre les participants qui doivent être complémentaires ! Gare au copier/coller bien tentant dans cette partie de la proposition : les principes de gestion doivent être adaptés au projet (taille, type et maturité de la technologie, acteurs…), reprendre une rédaction qui a marché pour un autre projet risque de vous faire perdre de précieux points !

Conseil 10 : Investir du temps

Il ne faut pas croire que répondre à un appel à proposition sera aisé (surtout si c’est la première fois). Il faut investir en temps et en efforts. Cela peut être difficile, mais tous les participants vous diront que c’est une aventure qu’il faut vivre !